Projekt reorganizacije javnih vrtcev MOL

V Ljubljani trenutno deluje 23 javnih vrtcev, vsakega od njih vodi ravnatelj. V letošnjem šolskem letu je oblikovanih 769 oddelkov, ki so razporejeni na 110 lokacijah.
S spremembami organizacije želimo še izboljšati kakovost na vseh področjih in za vse deležnike, tako za sodelavce, ravnatelje, starše in otroke kot tudi za Mestno občino Ljubljana. Doseči želimo optimizacijo poslovnih procesov s podpornimi službami in povečati učinkovito poslovanje tudi z razbremenitvijo ravnateljev v poslovodnem delu, da se bodo v prihodnje lahko bolj posvetili pedagoškemu strokovnemu delu ter komuniciranju s sodelavci, starši in otroki. V vseh vrtcih bomo še naprej spodbujali in krepili avtonomijo vrtca in kakovostni program za otroke, kot to poteka že sedaj.
Zaključili smo prvo fazo priprave reorganizacije vrtcev, znotraj katere je pripravljen poslovni načrt in oblikovan organizacijski razvoj na področju združevanja 23 vrtcev MOL v Center s skupnimi službami in dejavnostmi skupnega strokovnega pomena. Pri tem smo ohranili vsa delovna mesta in identiteto posameznega vrtca. Predstavljamo 3 možnosti združevanja, pri čemer je ustanovitev predvidena marca 2024, pričetek delovanja pa 1. 1. 2025.

Možnosti reorganizacije vrtcev

Trenutna organizacijska struktura je v vseh vrtcih primerljiva in vsebuje naslednje organizacijske službe: administrativno-računovodsko službo, svetovalno službo, tehnično službo in posamezne enote vrtcev, pod katere spadajo še posamezne lokacije. Predmet posodobitve in poenotenja so delovna mesta, vezana na splošne in strateške dejavnosti v administrativno-računovodskih službah. V 23 javnih vrtcih MOL je na takšnih delovnih mestih zaposlenih 73 ljudi.

Tri možnosti reorganizacije vrtcev:

1.  možnost: funkcijska organiziranost pod vodstvom novega Centra
2. možnost: matrična organiziranost pod vodstvom novega Centra
3. možnost: delno centralizirana organiziranost - Center kot nosilec nekaterih dejavnosti.

Pri 1. in 2. možnosti je predvidena ustanovitev Zavoda VI Center Vrtci MOL, pod katerega se združi vseh 23 vrtcev.
Pri možnosti 1 v okviru Centra delujejo 3 sektorji: strateške in poslovne dejavnosti, dejavnosti skupnega strokovnega pomena ter temeljne VI dejavnosti.
Pri možnosti 2 govorimo o matrični organizaciji z vzpostavitvijo služb za koordinacijo dela na posameznih organizacijskih enotah vrtcev.
Možnost 3 predvideva ustanovitev Centra Vrtci MOL, pri čemer vrtci ostanejo samostojne pravne osebe. Z dopolnitvijo ustanovitvenih aktov se iz vrtcev izločijo strateške, poslovne dejavnosti in dejavnosti skupnega strokovnega pomena, kar bo za vrtce izvajal Center.

Vrednotenje možnosti reorganizacije in prioritizacija:

1. možnost 1: Funkcijska organiziranost v največji meri omogoča doseganje zastavljenih ciljev.
2. možnost 3: Delna centralizacija omogoča realizacijo ciljev v večjem delu.
3. možnost 2: Matrična organiziranost je iz naslova optimizacije procesov manj primerna.

Spremembe organiziranosti vrtcev so kvalitativno in opisno ovrednotene na 6 področjih:

• Možnost 1: Funkcijska organiziranost omogoča največji potencial za dvig kvalitete vzgojno-izobraževalnega dela, poenotenje izvajanja vseh procesov in IT tehnologije ter največji potencial za povečanje transparentnosti dela na vseh področjih.
• Možnost 1: Funkcijska organiziranost v največji meri omogoča dolgoročno stroškovno optimizacijo. Podana ocena zaposlenih navaja pri možnosti 1: funkcijska organiziranost, na Centru, brez temeljnih dejavnosti, 70 zaposlenih, od tega bo 14 novih zaposlitev.
• Pri vseh 3 možnostih bi Center ustanovili marca 2024 s pričetkom delovanja 1. 1. 2025. Z združevanjem ne bo prišlo do odpuščanj zaposlenih, zaradi vzpostavitve podpornih služb je načrtovanih celo 14 novih zaposlitev.
• Pogoj za uspešno reorganizacijo vrtcev so poenoteni procesi in enoten informacijski sistem za finance in računovodstvo ter hrambo podatkov.
• Poenotenje informacijske podpore je potrebno ne glede na izbrano opcijo reorganizacije.
• Vezano na časovnico je ocenjeno, da je najhitrejša in najbolj varna nadgradnja enega izmed obstoječih ERP oz. informacijskih sistemov, ki bi pokrila vse potrebne funkcionalnosti.